Passo 9
Deixar o visitante se cadastrar sozinho, por totem ou QR Code
Quando a recepção não dá conta de digitar o cadastro de cada visitante, ou quando não há recepção. O visitante preenche os próprios dados no tablet da entrada ou no celular dele, antes de chegar.
Antes de começar
- Decidir quais dados você realmente precisa pedir — cada campo a mais é uma desistência a mais na fila da portaria
- Um tablet para a recepção, se for usar o totem; para o QR Code, basta imprimir
- O WhatsApp configurado, se quiser que o anfitrião aprove a visita pelo celular
Passo a passo
- 01
Em Visitantes, abra a aba Auto Cadastro e Kiosk. Ela tem três blocos que se salvam separadamente: os campos do formulário, a aparência e os links de acesso.
Cada bloco tem o seu próprio botão de salvar. Preencher tudo e salvar só um deixa o resto para trás — é o erro mais comum desta tela.
- 02
No primeiro bloco, escolha campo a campo o que o visitante vê e o que é obrigatório. Exibir e Obrigatório são decisões diferentes: um campo pode aparecer e ser opcional.
Pense em quem preenche de pé, com fila atrás. Documento e nome bastam para liberar a entrada; o resto é conveniência de quem consulta depois.
- 03
O segundo bloco é a aparência que o visitante vê: logo da empresa e cor. Desligado, o totem usa a identidade padrão do sistema — ligar aqui é o que faz a tela parecer da empresa visitada, e não de um software.
Há também a opção de restringir os anfitriões aos grupos de aprovação. Ligada, o visitante só enxerga as pessoas daquele grupo em vez de todo o cadastro — é o que se usa em prédio com várias empresas.
- 04
O terceiro bloco entrega os dois caminhos de acesso. O link fixo é o do totem: aponte o tablet da recepção para ele. O QR Code é o mesmo endereço impresso, para colar na entrada e o visitante abrir no próprio celular. Neste vídeo os dois aparecem borrados de propósito — o endereço carrega uma chave de acesso, e quem tem a chave abre o auto-cadastro desta instalação.
O borrão é do gravador, não do sistema: na sua tela o link e o QR aparecem normalmente. Copiar Link e Baixar QR Code levam ao mesmo lugar por meios diferentes. Abrir sai do sistema e vai para o totem — não clique nele com o painel aberto no computador da portaria.
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Gerar Link cria um endereço temporário, para mandar a um visitante específico antes de ele chegar. Ele preenche em casa, e na portaria só se confirma a chegada.
É o caminho para visita agendada. O link fixo do totem serve a quem chega sem aviso.
Como conferir
Abra o link do totem num aparelho separado e faça um cadastro de ponta a ponta, como se fosse o visitante. Três coisas provam que ficou certo: os campos são os que você escolheu, a tela tem a cara da empresa, e o anfitrião recebe o pedido. Testar no mesmo computador do painel esconde o problema mais comum — o aparelho da recepção não alcançar o servidor.
Se der errado
- Salvei e as mudanças não apareceram no totem
- Cada bloco desta aba tem o seu botão de salvar. Confira se você salvou o bloco certo — campos, aparência e links são três salvamentos independentes.
- O tablet da recepção não abre o link
- O totem precisa alcançar o servidor pela rede. Aparelho no Wi-Fi de visitantes, separado da rede da empresa, costuma não alcançar — e o sintoma é a página não carregar, sem erro nenhum do sistema.
- O visitante não acha o anfitrião na lista
- Se a restrição por grupos de aprovação estiver ligada, ele só vê as pessoas daqueles grupos. Ou o anfitrião não está em nenhum grupo, ou está no grupo errado.
- O anfitrião não recebe o pedido de aprovação
- O pedido vai por WhatsApp. Sem a integração configurada ou sem número válido no cadastro da pessoa, ele não sai — e a visita fica esperando na fila do painel, que continua funcionando como segunda via.
- A foto tirada no totem é recusada
- Há duas conferências: a de qualidade, feita no navegador, e a validação no próprio leitor facial, se estiver ligada nas Regras de Entrada e Saída. A segunda é mais exigente, porque é o equipamento que vai ter de reconhecer aquele rosto depois.