Passo 13
Grupos de visitantes: parar de decidir um por um
Quando a mesma decisão se repete. A equipe de limpeza que vem toda terça, os entregadores, os prestadores da obra do 12º — cada um desses é um grupo, e grupo existe para a portaria não redecidir o óbvio cinquenta vezes.
Antes de começar
- Quais visitantes se repetem na sua operação. Se ninguém se repete, você não precisa de grupo — e isso também é uma resposta
- Que o grupo é um agrupamento de PESSOAS, não de permissões: quem dá acesso é o nível vinculado ao grupo, na aba ao lado
- Que grupo não substitui visita. Cada vinda continua sendo registrada; o que o grupo poupa é a decisão de quem pode entrar e por onde
Passo a passo
- 01
Os grupos ficam na segunda aba. À esquerda, a lista de grupos; à direita, quem está no grupo selecionado.
- 02
Crie um grupo. O formulário é curto de propósito: grupo é só um nome e uma lista de gente. Tudo que decide acesso mora em outro lugar.
- 03
Dê o nome pelo qual a portaria chama aquelas pessoas. Equipe de Limpeza funciona; Grupo 2 não — quem lê o nome às seis da manhã precisa entender na primeira leitura.
Equipe de Limpeza - 04
Crie. Ele aparece na lista da esquerda, vazio, esperando gente.
- 05
Com o grupo selecionado, adicione visitantes. A busca procura entre quem já está cadastrado — o grupo reúne pessoas que existem, não cria cadastro novo.
Se o botão estiver apagado, nenhum grupo está selecionado. É a causa de metade das dúvidas nesta tela: o painel da direita só trabalha sobre o grupo escolhido à esquerda.
- 06
Escolha quem entra. A lista traz quem já está cadastrado como visitante e ainda não pertence a este grupo.
- 07
Confirme. A pessoa passa a fazer parte do grupo, e a partir dai o nivel de acesso vinculado ao grupo vale para ela — sem ninguem escolher porta por porta a cada visita.
Uma pessoa pode estar em mais de um grupo. Quando isso acontece, ela recebe a soma dos acessos, não o menor deles — é a mesma regra de união que vale para colaboradores, e vale conferir antes de colocar alguém num segundo grupo.
- 08
Exportar gera a planilha de quem está no grupo. Serve para conferência e para entregar a lista a quem contratou o serviço — e é bom lembrar que ela sai com nome e documento, então é arquivo com dado pessoal.
O botão de importar em lote ainda não está pronto: clicar nele diz isso. Por ora, a entrada é pessoa a pessoa.
Vídeo em produção
Narrado pelo Max, com legenda. Enquanto isso, o passo a passo ao lado é o mesmo do vídeo.
Como conferir
Abra a aba de níveis, ao lado, e confirme que o grupo tem um nível vinculado — grupo sem nível agrupa pessoas e não abre porta nenhuma. Depois registre uma visita de alguém do grupo e veja se as portas vieram preenchidas sozinhas. Se vierem, o grupo está fazendo o trabalho dele; se não, falta o vínculo.
Se der errado
- O botão de adicionar visitante está apagado
- Nenhum grupo está selecionado. Clique num grupo da lista da esquerda primeiro — o painel da direita sempre trabalha sobre o grupo escolhido.
- Criei o grupo e o visitante continua sem acesso
- Grupo é gente, nível é permissão. O vínculo entre os dois é feito na aba de níveis. Sem ele, o grupo organiza e não libera nada.
- A pessoa que procuro não aparece na busca
- O grupo reúne visitantes já cadastrados. Quem nunca veio ainda não existe no sistema — o caminho é cadastrar a visita primeiro, e aí ela passa a aparecer aqui.
- Coloquei alguém em dois grupos e ela entrou onde eu não esperava
- Acessos de grupos diferentes se somam. Quem está em dois grupos recebe a união dos dois, não a interseção — a mesma regra dos níveis de colaborador.
- Quero subir uma lista de cinquenta prestadores de uma vez
- A importação em lote ainda não está pronta, e a tela diz isso ao ser clicada. Hoje a entrada é pessoa a pessoa.
- Excluí um grupo e quero saber o que aconteceu com as pessoas
- Os visitantes continuam cadastrados. O que se perde é o agrupamento e, com ele, o acesso que vinha pelo nível daquele grupo.