Passo 15
Quem o visitante pode escolher como anfitrião no totem
Quando o totem já está no ar e alguém percebe que o visitante pode escolher qualquer pessoa da empresa como anfitrião — inclusive o diretor, inclusive quem está de férias.
Antes de começar
- Quem, na sua operação, tem autoridade para receber visita sem passar por ninguém. Costuma ser menos gente do que parece
- Que restringir é uma troca: menos escolha para o visitante, menos aprovação indo para quem não tem nada com aquilo
- Que ligar a restrição sem configurar grupo nenhum deixa o totem sem saída — a tela avisa, mas é preciso ler
Passo a passo
- 01
O fluxo de aprovação mora dentro da configuração do auto-atendimento, e faz sentido: ele só existe por causa do totem. Quem cadastra visita na recepção escolhe o anfitrião na hora, e ninguém precisa restringir uma escolha que já é humana.
- 02
Comece pelo grupo, não pelo interruptor. A ordem importa: ligar a restrição com zero grupos configurados deixa o visitante sem ninguém para escolher no totem.
A tela avisa isso em âmbar quando acontece. É um aviso que só aparece depois do estrago, então vale conhecer antes.
- 03
O grupo é organizado por quem VEM visitar, não por quem recebe. Empresa Acme, Fornecedores de TI, Auditoria — o nome descreve a origem da visita.
Fornecedores de TI - 04
Dentro do grupo, escolha as pessoas que podem receber essa visita. São os anfitriões que o totem vai oferecer quando o visitante disser que veio daquele grupo.
Vale colocar mais de um. Anfitrião único vira gargalo no dia em que ele está numa reunião, e o visitante fica parado na recepção esperando uma resposta que não vem.
Ana - 05
Escolha quem aprova. Pode ser mais de uma pessoa — o pedido vai para todas, e a primeira que responder resolve.
- 06
Salve o grupo. Ele passa a existir, e o totem já sabe quem ele pode oferecer — mas ainda não restringe nada, porque a restrição é o interruptor de cima.
- 07
Agora ligue a restrição. Daqui em diante, o visitante no totem ou no QR só escolhe anfitrião entre os que estão nos grupos — a lista inteira de pessoas da empresa deixa de aparecer para ele.
Desligado, que é o padrão, qualquer pessoa cadastrada pode ser escolhida como anfitriã. Isso funciona numa operação pequena, onde todo mundo se conhece, e vira problema assim que a empresa cresce.
- 08
Aqui estou desligando de volta, porque esta é uma máquina de demonstração. Na sua instalação, é aqui que a configuração fica — e vale revisitar quando alguém entra ou sai da empresa.
Vídeo em produção
Narrado pelo Max, com legenda. Enquanto isso, o passo a passo ao lado é o mesmo do vídeo.
Como conferir
Abra o auto-cadastro pelo QR, no celular, e vá até a escolha do anfitrião. Com a restrição ligada, só devem aparecer as pessoas dos grupos; com ela desligada, a lista inteira. É um teste de um minuto e é o único que prova que o totem entendeu — a tela de configuração não mostra o que o visitante vê.
Se der errado
- Liguei a restrição e o totem não deixa escolher ninguém
- Nenhum grupo tem pessoas, ou não há grupo nenhum. A tela avisa em âmbar; o conserto é criar o grupo e colocar gente nele, ou desligar a restrição até isso estar pronto.
- O visitante escolheu a pessoa errada mesmo com a restrição ligada
- A restrição limita a lista, não adivinha a intenção. Se o anfitrião certo está no mesmo grupo, ele continua sendo uma opção — grupos menores e mais específicos resolvem.
- A aprovação vai para alguém que não tem nada com a visita
- É o grupo que decide para quem vai. Se o grupo mistura departamentos, a aprovação circula demais — quebrar em grupos por origem da visita costuma resolver.
- Ninguém aprova e o visitante fica esperando
- Passado o prazo de resposta, a visita vira transbordo e cai na portaria para decisão humana. O prazo se ajusta nas regras de saída, e um grupo com um anfitrião só é a causa mais comum.
- Alguém saiu da empresa e continua na lista do totem
- O grupo guarda pessoas escolhidas por você, e não se limpa sozinho quando um cadastro é desativado. Revisar os grupos entra na mesma rotina de quando alguém sai.
- Quero que a recepção continue podendo escolher qualquer um
- E ela continua. Esta restrição vale para o auto-atendimento — totem e QR. O cadastro feito por um operador na recepção não passa por ela.