Passo 20
Programar um relatório que chega por e-mail sozinho
Quando alguém pede o mesmo número toda semana. Relatório programado existe para tirar da sua rotina a tarefa de abrir o sistema, filtrar, exportar e anexar num e-mail — o sistema faz isso no horário e manda.
Antes de começar
- Quem recebe. Cadastre os destinatários primeiro, na aba Destinatários: sem nenhum marcado, o relatório não salva
- Que pergunta o relatório responde. 'Passagens de placas da semana' é um relatório; 'tudo que aconteceu' não é
- Com que frequência a pessoa realmente vai ler. Relatório diário que ninguém abre vira ruído, e ruído treina todo mundo a ignorar
Passo a passo
- 01
Comece um relatório programado. Ele não é uma exportação que você baixa: é uma tarefa que o sistema passa a executar sozinho, no horário, e entregar por e-mail.
- 02
Dê um nome que diga o que chega. Quem recebe o e-mail lê esse nome antes de abrir o anexo — Passagens de placas semanal explica o que Relatório 3 esconde.
Passagens de placas semanal - 03
O tipo de dados escolhe de qual acervo o relatório sai. São quatro: passagens de placas, acessos de RH, reconhecimentos faciais e qualidade de leitura das câmeras.
Três deles listam eventos. O quarto, Qualidade de Leitura das Câmeras, é diferente: devolve uma linha por câmera, com quantos veículos passaram e em quantos a placa saiu legível. É o relatório que aponta a câmera desregulada sem ninguém abrir o sistema.
Passagens de Placas (LPR) - 04
O período é de calendário, não uma janela móvel de sete ou trinta dias. As opções são dia anterior, semana atual, semana passada, mês atual e mês passado — e a semana começa na segunda-feira.
A diferença entre atual e passada é a armadilha da tela. Semana Atual, enviada numa quarta, traz uma semana que ainda não terminou. Para o relatório semanal que fecha o período, o certo é Semana Passada — e, no mensal, Mês Passado.
Semana Passada - 05
O formato decide o que a pessoa faz com o anexo. PDF é para ler e arquivar; Excel é para quem vai somar, filtrar e cruzar com outra planilha. A terceira opção manda os dois no mesmo e-mail, e é a escolha sensata quando o relatório vai para mais de uma pessoa.
Somente Excel - 06
Marque quem recebe. Os nomes vêm da aba Destinatários, e é por isso que ela existe separada: o mesmo endereço serve a vários relatórios, e quando alguém sai da empresa você corrige em um lugar só.
Se a lista está vazia, o caminho é a aba Destinatários — lá dá para puxar o e-mail de uma pessoa já cadastrada no sistema ou digitar um endereço externo, como o do contador ou o do síndico.
- 07
A frequência é quando o sistema executa. Semanal abre a escolha do dia da semana; mensal, a do dia do mês — limitado ao dia 28, para que todo mês tenha esse dia e nenhum envio suma em fevereiro.
Semanal - 08
Escolha o dia. Com frequência semanal o dia é obrigatório — e vale escolher de propósito: relatório que chega segunda de manhã é lido; o que chega sexta à noite espera o fim de semana inteiro.
Segunda-feira - 09
O horário merece pensamento. Relatório que chega às 7h é lido no café; o que chega às 18h30 entra na fila do dia seguinte. Se o relatório cobre o dia inteiro, mande de manhã cedo — no horário que o dado já fechou.
07:00 - 10
Salve. O relatório entra na lista com a próxima execução calculada, e dali em diante o sistema cuida. Cada envio fica registrado no histórico — com data, destinatários e se o e-mail saiu.
Como conferir
Na lista, use o botão de executar agora: ele dispara o relatório na hora, sem esperar o horário. Confira a caixa de entrada e abra o anexo. É a única prova que vale — o relatório pode ser gerado com sucesso e o e-mail não sair, e o histórico distingue os dois casos.
Se der errado
- O botão de salvar não libera
- Faltam nome ou destinatário — são as duas exigências. Destinatário vazio é o caso mais comum, e o caminho é a aba Destinatários antes de voltar aqui.
- O horário chegou e não recebi nada
- O histórico do relatório, na própria lista, tem a resposta. Cada execução aparece com carimbo verde e o número de registros e destinatários, ou vermelho com a mensagem do que falhou. Se não existe linha nenhuma para aquele horário, ele não chegou a executar — aí o problema é a chave Ativo desligada ou o servidor fora do ar na hora.
- O anexo veio vazio
- O período não pegou nada, e o sistema manda assim mesmo — relatório sem registro é informação, não falha. Um Mês Passado no primeiro mês de uso vem vazio e está certo. Confira também os filtros de câmera e departamento: filtro estreito demais devolve planilha em branco. No histórico esse caso aparece verde, com zero registro.
- O histórico marca erro dizendo que não há destinatário, mas eu marquei um
- O envio só considera destinatário ativo. Um endereço desativado na aba Destinatários continua marcado aqui e mesmo assim é ignorado — se era o único, a execução falha inteira.
- O e-mail não sai para ninguém
- O envio usa o servidor de e-mail configurado em Configurações. Se ele não estiver configurado ou a senha tiver expirado, nenhum relatório sai — e o sintoma aparece aqui, longe da causa.
- Quero parar o envio sem perder o relatório
- Desligue a chave Ativo na edição. O relatório fica guardado com toda a configuração e para de executar — melhor que excluir e refazer quando alguém pedir de volta.
- O e-mail chega com aparência crua
- Sem template, o sistema manda o formato padrão. A aba Templates permite escrever o corpo do e-mail com a identidade da empresa — vale a pena quando o relatório sai para cliente ou diretoria.