Passo 12
Criar a instituição e ligar o aviso ao responsável
Na implantação de uma escola, uma vez por unidade. Cada instituição vira um painel próprio, com os seus alunos e as suas salas.
Antes de começar
- O nome da unidade como as famílias a conhecem — é ele que aparece na mensagem que o responsável recebe
- Os turnos que a escola realmente usa; dá para criar turnos próprios se os quatro padrão não servirem
- O WhatsApp configurado em Integrações, se quiser o aviso automático funcionando desde o primeiro dia
Passo a passo
- 01
Comece uma instituição. Numa rede com mais de uma unidade, cada uma é uma instituição aqui — é ela que separa as salas, os alunos e os turnos de cada escola.
- 02
Dê o nome da instituição. Numa rede com várias unidades, cada uma é uma instituição separada, com seus alunos, suas salas e seus horários.
Colégio Alvorada - 03
Escolha o tipo de ensino e marque os turnos que a escola usa. Se os quatro padrão não derem conta, dá para criar turnos próprios com o horário que a unidade pratica.
O turno não é enfeite de cadastro: é o que o sistema usa para saber se a passagem do aluno na catraca está dentro ou fora do horário dele.
- 04
A chave do aviso ao tutor é a razão de o módulo existir: a cada entrada ou saída do aluno pela catraca, o responsável recebe um WhatsApp com o nome, o horário e o sentido da passagem.
Há uma opção para mandar junto a FOTO que o leitor capturou no momento do acesso — não a foto do cadastro. É a diferença entre avisar que o aluno passou e mostrar quem passou.
- 05
Salve. A instituição vira um painel próprio, e a partir daqui se criam as salas e se matriculam os alunos, vinculando cada um aos seus responsáveis.
Como conferir
A instituição aparece com o painel dela. A prova completa vem depois, e em três etapas: matricule um aluno, vincule um responsável com WhatsApp e peça para ele passar na catraca. Se a mensagem chegar com nome, horário e sentido corretos, o ciclo fechou — e é esse ciclo, não o cadastro, que a escola comprou. O aviso só sai quando houver aluno matriculado, tutor com WhatsApp no cadastro e uma passagem de verdade na catraca. Nenhuma mensagem é enviada neste vídeo — o que se configura aqui é a regra, não o disparo. Vale testar com um responsável combinado antes de anunciar o recurso às famílias: a primeira mensagem que uma mãe recebe da escola não deve ser um teste malfeito.
Se der errado
- O responsável não recebe a mensagem
- Confira três coisas nesta ordem: o WhatsApp está configurado em Integrações, o tutor tem número válido no cadastro, e o aluno está vinculado a esse tutor. A falha mais comum é a terceira — aluno matriculado sem responsável vinculado não tem para quem avisar.
- A mensagem chega sem a foto
- A foto é a que o leitor capturou na hora. Se o equipamento não captura imagem no acesso, ou se a opção está desligada, a mensagem vai só com o texto.
- O aluno passou fora do horário e ninguém foi avisado disso
- O turno precisa estar marcado na instituição e o aluno precisa estar na sala certa. Sem turno definido, toda passagem é igual para o sistema.
- Criei a instituição errada e quero recomeçar
- Dá para editar tudo depois — nome, tipo e turnos. O que não se desfaz com um clique é a matrícula já feita: mover alunos entre instituições é trabalho manual.
- A escola tem duas unidades no mesmo prédio
- São duas instituições, ainda que no mesmo endereço. O que separa uma da outra é o conjunto de alunos, salas e horários — e é isso que faz o aviso ir para a família certa.