Passo 18
Marcar uma área como sala de reunião, para o convite da agenda virar visita cadastrada
Ao preparar a integração com Google Calendar ou Microsoft Teams: cada sala que recebe visitante precisa estar marcada aqui, com o e-mail de recurso que a agenda da empresa usa para ela.
Antes de começar
- O e-mail de recurso de cada sala — é o endereço que a agenda da empresa (Google Workspace ou Microsoft 365) dá para a sala, e quem administra a agenda sabe qual é
- A capacidade e os equipamentos da sala, se quiser deixá-los registrados
Passo a passo
- 01
Crie a área da sala. Sala de reunião não é um cadastro à parte: é uma área como as outras, com uma marcação a mais.
- 02
Dê o nome que as pessoas usam no dia a dia. É ele que aparece para quem recebe a visita.
Sala da Diretoria - 03
Salve. A área entra na árvore.
- 04
Agora edite a área. A marcação de sala de reunião fica na edição, não na criação.
O lápis aparece ao passar o mouse sobre o nome da área na árvore.
- 05
Marque É sala de reunião. Três campos se abrem.
- 06
Capacidade é quantas pessoas cabem. Fica registrado junto da sala.
10 - 07
Este é o campo que faz a sala funcionar: o e-mail de recurso, o endereço que a agenda da empresa usa para esta sala. É por ele que o sistema reconhece um convite marcado aqui. Errado ou em branco, a integração nunca casa a reunião com a sala.
sala-diretoria@example.com - 08
Equipamentos é anotação livre, para quem reserva a sala saber o que vai encontrar.
TV, videoconferência, quadro branco - 09
Salve. Com a integração da agenda conectada, todo convite com esta sala, de um organizador cadastrado no sistema, chega como visita já pré-cadastrada na portaria. Sem a integração, a sala fica marcada e pronta para quando ela for ligada.
Como conferir
Com o Google Calendar ou o Microsoft Teams conectado em Integrações, um colaborador cadastrado marca uma reunião nesta sala e convida alguém de fora. O convidado aparece em Visitantes como pré-cadastro, com a data e a hora da reunião. Se não aparecer, a primeira coisa a conferir é o e-mail de recurso da sala.
Se der errado
- A caixa É sala de reunião não aparece ao criar
- Ela fica na edição da área. Crie a área, depois use o lápis ao lado do nome dela na árvore.
- Marquei a reunião na sala e a visita não chegou
- Três coisas, nesta ordem: a integração da agenda está conectada em Integrações; o e-mail de recurso da sala aqui é exatamente o da agenda; e o organizador da reunião é uma pessoa cadastrada no sistema — convite de quem não está cadastrado não vira visita.
- Não sei o e-mail de recurso da sala
- Quem administra o Google Workspace ou o Microsoft 365 da empresa sabe: cada sala tem um endereço próprio na agenda. Não é o e-mail de uma pessoa.