Passo 12
Parar de dar baixa na mão: regras de saída e padrões do visitante
Quando a lista de visitantes dentro do prédio não bate com a realidade — gente que foi embora há horas e continua 'ativa'. Quase sempre não é falha de registro: é que ninguém deu baixa, e ninguém vai dar.
Antes de começar
- Quais leitores ficam no caminho de quem sai. Catraca de saída, porta do estacionamento, torniquete do hall — é a passagem por eles que o sistema vai ler como fim da visita
- A que horas o prédio fecha. É esse horário que encerra as visitas que ninguém fechou
- Quem responde ao WhatsApp de aprovação, e em quanto tempo. O prazo que você puser aqui é quanto o visitante fica esperando na recepção antes de o sistema desistir de esperar
Passo a passo
- 01
Abra as regras de saída. Tudo nesta aba serve a uma coisa só: tirar da portaria o trabalho de encerrar visita, porque encerrar visita é exatamente o que ninguém lembra de fazer.
- 02
O primeiro caminho é o leitor. Escolha os equipamentos que ficam na saída: quando o visitante passa por um deles, a visita é encerrada sozinha, com hora registrada.
Marcar leitor aqui não configura nada no equipamento. É o sistema passando a interpretar aquela leitura como saída — e por isso marcar um leitor de ENTRADA por engano encerra a visita na hora em que a pessoa chega.
- 03
O segundo caminho é o relógio, e ele existe porque o primeiro não pega todo mundo: gente sai por onde não tem leitor, sai junto com um grupo, sai pela garagem. Ligue o encerramento por horário e nenhuma visita atravessa a noite aberta.
É a rede de segurança do módulo. Sem ela, a lista de quem está dentro cresce todo dia e em uma semana não vale mais nada — e é aí que a portaria para de olhar para ela.
- 04
Ponha o horário em que o prédio fecha, não o do fim do expediente. Toda visita ainda ativa naquele momento é encerrada, e o registro fica marcado como encerramento automático — o que separa isso de uma saída lida pela câmera, na hora de auditar.
20:00 - 05
Este é outro assunto: o prazo do anfitrião. Quando o visitante se cadastra sozinho no totem, o sistema manda WhatsApp para quem ele veio visitar e espera. Este número é quanto tempo espera antes de desistir.
Prazo curto demais transborda visita legítima para a portaria o dia inteiro. Longo demais deixa gente parada na recepção sem ninguém saber por quê. Dez minutos costuma ser o ponto em que o anfitrião ainda vê a mensagem.
10 - 06
Passado o prazo, a visita vira transbordo e cai na portaria. Este interruptor decide quem pode decidir antes disso. Desligado, que é o padrão, quem responder primeiro vale — anfitrião pelo WhatsApp ou recepção pelo painel.
Ligado, dentro do prazo só o anfitrião decide, e o botão da recepção só acende depois do transbordo. Faz sentido onde a decisão é do morador por princípio, num condomínio; atrapalha onde a recepção precisa resolver rápido.
- 07
Os dois últimos campos são o que o visitante recebe automaticamente ao ser aprovado: um grupo e um nível de acesso. Sem eles, cada aprovação exige alguém escolher a mão por onde aquela pessoa pode passar.
É a diferença entre aprovar em um clique e aprovar em cinco. E é também a diferença entre um padrão pensado uma vez e uma escolha apressada repetida cinquenta vezes por dia.
- 08
No nível de acesso padrão, escolha o mais restrito que ainda serve — o que abre só o hall e o elevador social, por exemplo. Visitante que precisa de mais recebe mais, caso a caso; o padrão não é o lugar de ser generoso.
Deixar em nenhum é uma escolha legítima em operação pequena, onde toda visita é decidida individualmente. Em operação grande, é o que faz a portaria inventar o próprio padrão, cada turno o seu.
- 09
Guarde as regras. Elas passam a valer para as próximas visitas — as que já estão ativas seguem com o que tinham quando foram criadas.
Como conferir
A prova do encerramento por leitor é uma visita de teste: crie, passe no leitor de saída e veja a visita sair da lista de ativas com hora registrada. A do horário é mais lenta e mais importante — no dia seguinte, a lista de quem está dentro tem de começar vazia. Se ela amanhece com gente da véspera, a regra não está pegando, e o motivo costuma ser que ela foi salva depois de as visitas serem criadas.
Se der errado
- A visita não encerrou quando a pessoa passou no leitor
- Confira se aquele leitor está na lista de saída — e se a passagem foi mesmo registrada, olhando o histórico de acessos. Leitor que não marcou a passagem não tem como encerrar nada.
- A visita encerrou na hora em que a pessoa chegou
- Um leitor de entrada foi marcado como de saída. A lista não distingue: ela obedece ao que você escolheu.
- Liguei o encerramento por horário e as visitas de hoje continuam abertas
- A regra vale a partir de quando foi salva. Visita criada antes disso segue com o que tinha — a partir de amanhã o comportamento é o novo.
- O visitante fica esperando e ninguém aprova
- É o prazo do anfitrião correndo. Passado ele, a visita vira transbordo e aparece na portaria para decisão humana. Se isso acontece sempre, o prazo está longo demais, ou o anfitrião cadastrado não é quem realmente atende.
- A recepção não consegue aprovar mesmo com o visitante na frente dela
- O interruptor de reservar a decisão ao WhatsApp está ligado, e a visita ainda está dentro do prazo. É o comportamento pedido, não um defeito — o botão acende quando o prazo vence.
- O visitante foi aprovado e mesmo assim não passa na catraca
- O nível de acesso padrão está vazio, ou é um nível que não inclui aquela porta. Aprovar concede o que o padrão manda; se o padrão não manda nada, a pessoa entra no sistema e não abre porta nenhuma.