Passo 4
Vincular o responsável e ligar o aviso de WhatsApp quando o aluno passa na catraca
Na matrícula de cada aluno, e é o passo que faz o módulo valer a pena. Sem ele o sistema registra a presença e não avisa ninguém — o pai continua sem saber se o filho chegou na escola.
Antes de começar
- O WhatsApp já configurado em Integrações: sem isso a configuração fica salva e nenhuma mensagem sai
- O número de WhatsApp do responsável, que é obrigatório
- O parentesco: é ele que escolhe entre "Seu filho André entrou" e "Seu neto André entrou"
Passo a passo
- 01
Em Educação, abra a instituição. O card mostra o tipo de ensino, quantas salas e quantos alunos ela tem.
- 02
A instituição abre sempre na aba Hoje, que é o painel do dia. Vá para Alunos.
Se a aba Alunos disser para cadastrar uma sala antes, é porque esta instituição ainda não tem nenhuma — o caminho é Salas de Aula primeiro.
- 03
No topo, a sala. Ela já vem escolhida na primeira da lista, então confirme que é a certa antes de continuar: a matrícula e os tutores são sempre da sala que está aqui.
Os alunos recém-matriculados aparecem com um selo vermelho de Sem Tutor. Isso é o estado normal de quem acabou de ser matriculado, não um erro — é justamente o que vamos resolver.
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No aluno, clique no ícone de contato, que abre os Tutores dele. Tutor aqui é quem recebe o aviso: pai, mãe, avó, quem for.
- 05
Clique em Adicionar Tutor. A janela não muda: ela troca da lista para o formulário e volta sozinha quando você salvar.
Se este botão não estiver aí, o aluno já tem dois tutores, que é o máximo. Para trocar, apague um antes.
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Há dois caminhos, nas abinhas do topo. Cadastrar novo cria o responsável aqui mesmo, e serve para quem não existe no sistema. Usar pessoa cadastrada aproveita quem já está em Pessoas — e é o que vale quando o responsável já é morador, colaborador, ou já foi cadastrado como tutor de um irmão.
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A busca abre com duas letras e traz quem já está em Pessoas. Escolhendo dali, nome e foto vêm de lá e o telefone é copiado sozinho para o campo abaixo — um cadastro a menos para manter em dois lugares.
Vale usar o segundo quando o responsável já é morador, colaborador ou já foi cadastrado como tutor de um irmão.
Ana Ferreira - 08
O WhatsApp é por onde chegam os avisos e o segundo fator de acesso. Num cadastro de verdade, preencha com o número da pessoa — aqui ele fica em branco.
- 09
O parentesco muda o texto da mensagem. Escolhendo Mãe, ela recebe: sua filha fulana entrou na escola às sete e meia. A avó recebe sua neta. É pequeno e é o que faz a mensagem soar como gente falando, não como sistema.
Escolhendo Sem parentesco, a mensagem usa o nome puro. Vale para quem não é família: motorista, responsável legal, a escola de contraturno.
Mãe - 10
Esta chave, opcional, faz o responsável entrar também no cadastro geral de Pessoas. Vale quando ele vai buscar o aluno: de lá você dá um nível de acesso a ele, e o pai passa na catraca em vez de tocar o interfone. Ligando, aparece um campo de Departamento, que fica obrigatório.
- 11
E agora o passo que faz tudo funcionar: Avisar por WhatsApp sobre acessos. Ele nasce desligado. Todo o resto pode estar certo — aluno matriculado, tutor com telefone certo, WhatsApp configurado — e nenhuma mensagem sai enquanto esta chave estiver desligada. É o erro mais comum de quem monta o módulo.
Do lado da instituição existe uma segunda chave, Enviar foto no aviso, que decide se a mensagem leva a imagem capturada pelo leitor. Ela é separada de propósito: é o rosto de uma criança saindo por WhatsApp, e essa decisão é da escola.
- 12
Salve. Nenhuma mensagem é enviada agora: você configurou quem avisar, e o aviso nasce quando o aluno passar no leitor. Ao voltar para a lista, o tutor aparece com o selo de avisos ativos.
Se você ligou a chave de Pessoas, a confirmação lembra de atribuir um nível de acesso a ele por lá — sem isso ele está cadastrado, mas não passa em porta nenhuma.
Vídeo em produção
Narrado pelo Max, com legenda. Enquanto isso, o passo a passo ao lado é o mesmo do vídeo.
Como conferir
Feche o diálogo e olhe o aluno na lista: o selo vermelho de Sem Tutor some, porque a faixa de tutores só é relida ao fechar. A prova de verdade vem no primeiro acesso: peça para o aluno passar no leitor e acompanhe a aba Hoje, onde a linha aparece no feed em tempo real com um ícone verde de mensagem ao lado quando o responsável já foi avisado. Na aba Frequência e Relatórios, a coluna Tutor avisado diz Sim naquela linha. Uma coisa que confunde: só a PRIMEIRA passagem do dia conta. O aluno que sai e volta não gera segundo aviso nem segunda linha.
Se der errado
- Configurei tudo e nenhuma mensagem chegou
- Confira nesta ordem, que é a ordem em que as coisas costumam falhar: a chave Avisar por WhatsApp está ligada neste tutor; o aluno tem matrícula ativa numa sala desta instituição; e o WhatsApp está configurado em Integrações. Aluno sem matrícula ativa não avisa ninguém, mesmo com tutor cadastrado.
- O aviso chegou sem a foto
- São duas coisas independentes. A chave Enviar foto no aviso, que fica na instituição e não no tutor, precisa estar ligada. E existe uma regra do próprio WhatsApp: fora da janela de vinte e quatro horas desde a última conversa, só é permitido enviar modelo aprovado, e modelo não leva imagem livre. Nesse caso o aviso sai mesmo assim, só que sem a foto.
- A mensagem veio com o nome puro, sem "seu filho"
- Duas causas. Ou o parentesco está como Sem parentesco, ou a pessoa não tem o sexo preenchido no cadastro de Pessoas — é de lá que sai o filho ou a filha. O ajuste do sexo é no cadastro da pessoa, não aqui.
- O botão Adicionar Tutor sumiu
- O aluno já tem dois tutores, que é o limite. Para colocar outro, apague um dos existentes pelo ícone de lixeira na lista.
- O aluno sumiu da sala depois que matriculei em outra
- É o comportamento esperado: um aluno só pode estar em uma sala. Matriculá-lo numa nova encerra a matrícula anterior automaticamente, sem avisar na tela. Se a intenção era duplicar, não dá — é mudança de turma.
- Não sei quais alunos ainda estão sem responsável
- Na aba Alunos, abra Filtros e marque a opção de exibir apenas alunos sem tutor vinculado. Essa lista é exatamente a lista de quem não recebe aviso nenhum — vale conferir no começo de cada ano letivo.
- O aluno passou de novo e não gerou aviso
- Só a primeira passagem do dia é registrada e avisada. Entrada e saída no mesmo dia geram um aviso só, o da entrada. Isso é proposital: o objetivo é dizer que a criança chegou, não narrar o dia inteiro.